Construit pour une association de développement local en Occitanie : 25 000 lignes d'heures, 4 000 notes de frais, une dizaine de subventions. Chaque matin, les montants sont à jour.
Le point de départ
Avant, chaque demande de paiement commençait par des jours de tableur : sortir les heures du logiciel, filtrer par projet, retrouver le coût horaire de chaque collègue, additionner à la main. Des lignes passaient à la trappe. Et personne ne savait où en était une subvention avant la fin.
L'outil suit votre façon de travailler
Chaque étape existait déjà. L'outil ne la remplace pas : il recopie, calcule et range. La décision reste à l'équipe.
L'équipe note ses heures, comme avant
AvantÀ chaque bilan, il fallait sortir 25 000 lignes d'heures et les trier dans un tableur.
Avec l'outilRien ne change pour l'équipe. Chaque nuit à 6 h, tout arrive dans l'outil, heures et notes de frais.
Chaque ligne rejoint sa subvention
AvantFiltrer par projet, deviner la subvention, recopier ligne à ligne. Des oublis à chaque fois.
Avec l'outilL'outil rattache la ligne au bon projet, donc à la bonne subvention. Les cas douteux partent dans une liste à trancher.
L'équipe tranche les cas douteux
AvantLes cas limites se réglaient par mail, et la réponse était perdue au bilan suivant.
Avec l'outilLa liste dit pourquoi chaque ligne coince. On décide une fois pour le projet : ses heures et ses frais suivent.
Le bilan pour le financeur
AvantDes jours de tableur avant chaque demande de paiement, et quatre sommes à refaire.
Avec l'outilLe tableau se remplit tout seul, poste par poste. Un fichier prêt pour le financeur, en un clic.
Ce que fait l'outil
Les heures arrivent toutes seules
Chaque nuit, les heures et les frais notés par l'équipe passent du logiciel de gestion vers l'outil. Personne ne ressaisit rien.
Chaque ligne trouve sa subvention
L'outil déduit la subvention du projet. Ce qui sort des règles ou de la période part dans une liste à trancher.
Le calcul se fait seul
Un coût horaire par collègue et par période. L'outil multiplie : heures × coût horaire. Plus de tableur de taux.
Le bilan du financeur
Le tableau montre le budget et ce qui est dépensé, poste par poste. Un fichier prêt pour le financeur, en un clic.
Questions fréquentes
Jour 1 : les règles de chaque financeur, posées avec l'équipe. Jour 2 : la connexion au logiciel de gestion, le tri des lignes et les coûts horaires, testés sur vos vraies données. Jour 3 : le tableau, l'export et la mise en service.
Oui. L'outil lit le logiciel où l'équipe note ses heures et ses frais, chaque nuit. Rien n'est ressaisi : ce logiciel reste la référence, l'outil ne fait que lire et calculer.
Chaque règle a une date. Une modification du contrat change le taux ou le cadre à partir de ce jour-là, sans toucher à ce qui est déjà compté. Les montants se recalculent le lendemain matin.
Une tâche qui vous prend du temps ?
On le transforme en outil, ensemble.
