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Huit lieux, un seul planning
Chaque lieu avait son propre fichier Excel : pour savoir si telle salle de tel lieu était libre, il fallait demander ou retrouver le bon fichier. Toute l'équipe a maintenant l'information sous les yeux, dans un seul planning relié au CRM.
Le planning des huit lieux, une ligne par salle. On voit tout de suite ce qui est libre, et les options restent en pointillés.
Un outil que toute l'équipe utilise chaque jour
Pourquoi aucun outil du marché ne convenait
Plusieurs lieux, plusieurs salles dans chaque lieu, et des événements tantôt en option, tantôt validés. Un agenda du style Google ne sait pas montrer ça. Les logiciels spécialisés, eux, se paient avec une licence par lieu : pour huit lieux, la facture devenait très lourde.
Tout le mois, sur les huit lieux
En un coup d'œil, ce qui est posé dans chaque lieu ce mois-ci et le suivant. Une couleur par lieu, les options en pointillés : on sait tout de suite où il reste de la place.
Les informations viennent du CRM
On pose un créneau et on le relie à l'opportunité du CRM : le client, le contact, le nombre de personnes et le type d'événement arrivent tout seuls depuis Zoho. Le statut suit le devis : le créneau passe d'option à validé dès que le devis est accepté.
Un glisser-déposer pour changer de salle ou d'horaire
En vue planning, on glisse un créneau d'une salle à l'autre, on l'étire pour l'allonger. Le changement part dans Notion dans la minute, et toute l'équipe le voit.
« À photographier »
Un événement mérite des photos ? On coche une case : l'équipe communication reçoit un e‑mail qui ouvre directement le créneau, et un filtre ne montre plus que les événements à photographier. Une petite demande de l'équipe, réglée vite parce que l'app est faite sur mesure.