Construit pour un groupe événementiel toulousain. Plusieurs lieux, des dizaines de salles, une équipe de trente personnes : tout le monde regarde enfin le même planning.
Le point de départ
« La grande salle est libre mardi ? » Avant, il fallait appeler, parfois deux fois, et croire un tableur pas toujours à jour. Les réservations posées à l'oral se perdaient, et le fichier des devis vivait à part : ce que les commerciaux vendaient n'était pas ce que les lieux affichaient.
À quoi ça ressemble
Captures d'une démo : les données sont inventées, celles des clients restent chez eux.
La vue planning : chaque salle, sur la semaine. Les pointillés sont les créneaux en attente.
La vue semaine, tous lieux confondus : une couleur par lieu, le statut sur chaque créneau.
La fiche du créneau : client, contact, montant, personnes attendues, responsable. Tout vient du fichier commercial.
Ce que fait l'outil
Tous les lieux, un agenda
Chaque lieu, chaque salle, chaque créneau sur une seule grille. Plus besoin d'appeler pour savoir si une salle est libre.
Chaque créneau a un statut
En attente, confirmé, refusé, clôturé. En pointillés tant que ce n'est pas signé : on voit ce qui est vraiment réservé.
Les infos du devis suivent
Sur le créneau : le client, le contact, le montant, le nombre de personnes attendues, le responsable. Tout vient du fichier commercial.
Trente personnes, une seule version
Chacun voit le planning en direct. Un créneau confirmé ici remonte aussitôt dans le fichier commercial. Fini les doubles réservations.
Questions fréquentes
Jour 1 : les lieux, les salles, et qui a le droit de faire quoi. Jour 2 : l'agenda et le lien avec le fichier commercial, testés par l'équipe. Jour 3 : les cas réels, puis la mise en service.
Oui. C'est le cas ici : l'agenda s'est branché sur le fichier des clients et des devis déjà utilisé. On construit autour de vos outils, pas à leur place.
Chacun voit le planning en direct : un créneau posé apparaît aussitôt chez les autres. Les créneaux en attente sont en pointillés, on sait donc si une salle est vraiment prise avant de la proposer.
Une tâche qui vous prend du temps ?
On le transforme en outil, ensemble.
