Construit pour une association qui accompagne des projets de territoire. Trois heures de recopie par dossier avant l'outil, quelques minutes aujourd'hui.
Le point de départ
Chaque projet passe devant le conseil avec son contrat de financement, au modèle du financeur. L'assistante ouvrait le bon fichier, gardait le logiciel de l'équipe dans une autre fenêtre, et recopiait une trentaine d'informations. Trois heures par dossier, et des fautes qu'on découvrait à la signature.
L'outil suit votre façon de travailler
Chaque étape existait déjà. L'outil ne la remplace pas : il recopie, calcule et range. La décision reste à l'équipe.
Ouvrir le document à produire
AvantChercher le bon modèle dans le dossier partagé, et vérifier que c'est la dernière version.
Avec l'outilUn clic depuis la ligne du document. Le modèle du financeur est déjà ouvert, choisi d'après le projet.
Les valeurs arrivent toutes seules
AvantDeux fenêtres côte à côte, et une trentaine d'informations recopiées à la main.
Avec l'outilElles sont lues dans le modèle et remplies depuis le logiciel de l'équipe. Chacune dit d'où elle vient.
Valider, corriger dans le document
AvantRelire le document en diagonale, et découvrir la faute au moment de la signature.
Avec l'outilL'aperçu montre le document tel qu'il sortira. On coche chaque valeur, on clique une zone pour la corriger.
Créer, nommer, ranger
AvantEnregistrer sous, retrouver le dossier du projet, et respecter la règle de nommage de mémoire.
Avec l'outilLe document est créé, nommé avec le numéro du projet, rangé au bon endroit. Le suivi se met à jour.
Ce que fait l'outil
Le bon modèle, tout seul
L'équipe garde ses modèles de documents, un par financeur. La page ouvre celui qui correspond au projet, sans le chercher.
Les valeurs déjà remplies
Nom du projet, porteur, date, nombre de jours, montant : tout arrive du logiciel de l'équipe. Il reste à vérifier.
On valide, on corrige
Chaque valeur se coche une par une. Une valeur fausse se corrige d'un clic, directement dans l'aperçu du document.
Créé, nommé, rangé
Le document part dans le dossier du projet, au bon nom. Le suivi passe la pièce à « prêt ».
Questions fréquentes
Jour 1 : les documents d'un dossier, vos modèles et ce qu'ils contiennent. Jour 2 : l'écran qui remplit et range, testé sur un vrai dossier. Jour 3 : les courriers, le tableau de suivi, la mise en service.
Non. L'outil lit les repères directement dans vos fichiers modèles. Vous les gardez, vous les modifiez comme d'habitude, l'outil suit. Ajouter un financeur, c'est déposer son modèle dans la liste.
On la corrige sur place, en cliquant dessus dans l'aperçu. La correction reste sur le dossier pour les documents suivants. Rien n'est créé tant qu'une valeur n'a pas été regardée.
Une tâche qui vous prend du temps ?
On le transforme en outil, ensemble.
